Sharing is caring! Drei Online-Event-Veranstalter teilten ihre Erfahrungen und luden zum Nachahmen ein, um eigene User-Groups/Meetups online zu gestalten. Rund 70 Teilnehmer*innen waren dabei und äußerten sich begeistert und dankbar für die vielen tollen Erkenntnisse. Die Veranstaltung wurde vom Verein Scrum Alliance D-A-CH e.V. organisiert.

Super-Veranstaltung. Ich konnte einiges für meine Veranstaltungen mitnehmen.

Als erfahrene Event-Veranstalter und Mitglieder verschiedener agiler Communities und User Groups haben sich Stefan Zumbrägel, Alexander Kylburg und Tim Klein in den letzten Wochen bedingt durch die Corona-Krise mit der Herausforderung konfrontiert gesehen, Community-Veranstaltungen online durchzuführen bzw. zu unterstützen.

Danke für die vielen lebendigen Beispiele!

Aufzeichnung der Zoom-Session mit Stefan Zumbrägel, Alexander Kylburg und Tim Klein

Supercoole Tipps, danke für die Session!

Dabei sind diverse Online-Events in der agilen Community entstanden und sie haben die unterschiedlichsten Erfahrungen gesammelt. Beim gemeinsamen Austausch darüber kam die Idee auf, diese Erfahrungen der gesamten (agilen) Community und vor allem den Scrum User Groups zur Verfügung zu stellen und damit ein wenig von der initialen Hürde zu nehmen, vor der sie selbst gestanden haben. Ihre Hoffnung: dass mehr gute Online-Community-Events stattfinden und solche Formate vielleicht auch in der Zeit nach Corona einen Wert in dieser Art von Veranstaltung gesehen wird – auch aus Gründen der Nachhaltigkeit.

Vielen Dank für Eure tollen Insights & Best practices! Ich hab heute richtig viel mitnehmen können.

In einer Online-Session mit rund 70 Teilnehmer*innen wurden erfolgreiche Beispiele vorgestellt und zum einen aufgezeigt, welche Tools und Systeme wie zum Einsatz kamen, zum anderen wurden aber v.a. auch Tipps und Learnings zur Moderation und Durchführung geteilt, damit die Inhalte und nicht die Technik im Vordergrund stehen. Anschließend gab es für die Community Raum für Fragen und eine lockere Diskussionen rund um das Thema „Organisation agiler Events online“.

Besten Dank für Euer Engagement und den wertvollen Austausch.

Tipps zum Ablauf:

  • Einladungslink erst recht kurz vor dem Event versenden
  • Technischer Check-In (aktiv Nachfragen) oder Tech-Check am Vortag als Mini-Veranstaltung (Bsp. Scrumtisch Essen, Lean Coffee Bremen) sowie Spielwiese zum Üben einrichten
  • Technische Impediments (z.B. Multi-Cursor, „Zoom Raumwechsel“-Bug) explizit machen und Tech-Tipp Ecke anbieten
  • Mini-Schulung am Anfang mit praktischer Übung & Wirkung auf Verbundenheit (Post It nehmen/bewegen, mit Namen beschreiben und ggf. Bild dazuhängen)
  • wenig Screensharing, denn dies behindert Interaktion
  • Aktivierung: Breakout Rooms (Impromptu Networking), Whiteboards, Umfragen
  • Expliziten Raum für „Schmetterlinge“ schaffen
  • Explizite Vereinbarungen:
    • Welchen Chat nutzen wir: Zoom für Video/Audio – Miro für Whiteboard&Chat
    • “Video-On”-Policy, d.h. „Video-Off“ bedeutet “ich bin gerade nicht dabei” (Video an/aus mit Alt+V)
    • Im Plenum=Mute! Mute/Un-Mute Audio mit Alt+A oder “Push-to-Talk” (Leertaste bei akt. Zoom-Fenster)
    • “Hand heben”-Geste = Handfläche vor Kamera halten; Zoom-Feature zum “Hand heben” kann genutzt werden, ist aber zu hakelig/lenkt ab
  • Gut klickbare Links bzw Buttons (z.B. keine Text-Links in Miro)
  • PostIt’s bereitlegen an den Whiteboards
  • Feedback Wand

Bislang noch ungelöste Ablauf-Probleme

  • „Zu Spät“-Kommer mit technischen Problemen halten andere auf
  • eigene Überforderungen der Teilnehmer*innen (Pausen-„Disziplin“, Getränke, Essen, Pausen)
  • eigene Mute/Unmute-Disziplin (Tool-Tipp: Noise Cancelling Tool krisp.ai)
  • zu viele Tools überfordern
  • noch sind wenige Schmetterlinge in Remote Community Events zu beobachten

Bislang noch ungelöste Tool-Probleme

  • kein „Gesetz der zwei Füße“ in Zoom mit Breakput Rooms möglich (Zuordnung nur durch Host/Co-Host)
  • Raumwechsel-Bug in Zoom
  • später Versand des Zoom-Links wg. Ab-/Anmeldungen (und Sicherheit) (Lösungs-Idee: Vanity URL)
  • Zoom-Bombing Risiko bei Nutzung von Zoom-Links ohne Paßwort, da andere Security-Maßnahmen der Idee von Community Events meist widersprechen (Warteraum; kein Screensharing; keine 1:1 Chats)
  • keine Vorab-Vergabe von Co-Host-Rollen in Zoom
  • Breakout Rooms, wenn der Zoom-Raum mit 100 TN komplett „voll“ ist – während Breakouts können weitere TN eintreten, aber einige TN aus den Breakouts kommen dann nicht mehr zurück in den Hauptraum
  • URL’s im Chat sind nicht mehr direkt klickbar (neues Zoom Sicherheitsfeature)
  • hohe Ressourcenlast der Gallerie-Ansicht von Zoom und den Collabrators Cursors in Miro

Vielen Dank an Euch. War wirklich interessant und inspirierend für mich.

Vielen Dank @Sandrasketching für die schöne Sketchnote!